Beskyt data - databeskyttelse på hjemmekontoret

At arbejdet på hjemmekontoret ikke kun er blevet vigtigere og vigtigere, men allerede er blevet en del af en ny arbejdskultur, som er bevist af statistikker i temmelig lang tid.

Ifølge Statista arbejdede næsten 40 procent af medarbejderne allerede i 2019 helt eller delvist hjemmefra. Vi kan nok alle forestille os, hvordan statistikken ser ud efter de ekstraordinære tider, som Covid har medført. Mange medarbejdere og virksomheder er selv taknemmelige for muligheden for at fortsætte med at arbejde hjemmefra fra tid til anden.

Hvad er risiciene og fordelene ved hjemmekontoret?

Fordelene ved et hjemmekontor/arbejdsstation derhjemme er indlysende. Medarbejderen skal ikke længere rejse til og fra kontoret, hvilket sparer tid og omkostninger.

Produktivitetsniveauet stiger, fordi der ikke er nogen distraktion fra andre kolleger eller fra den støj, der opstår i åbne kontorlandskaber, der bliver mere og mere almindelige.

Hjemmekontoret fremmer derfor koncentreret og produktivt arbejde.

Men at arbejde hjemmefra indebærer også visse risici. Især når det kommer til databeskyttelse og datasikkerhed.

Reglerne og bestemmelserne i GDPR er stadig gældende på hjemmekontoret, når det kommer til persondata.

Hvem er ansvarlig? Hvem har skylden og hvornår?

Når emnet databehandling og databeskyttelse på hjemmekontoret dukker op, kommer spørgsmålet om ansvar op igen og igen.

Hvem har ansvaret for hvad og hvem har ansvaret i tilfælde af skade?

GDPR er faktisk ret klar over, hvem der er ansvarlig for, hvordan persondata håndteres.

Ansvaret ligger hos den person, der bestemmer formålet med databehandlingen, og hvordan dataene behandles.

I et ansættelsesforhold er dette arbejdsgiveren.

Arbejdsgiveren er derfor ansvarlig. Det samme gælder forpligtelsen.

Da arbejdsgiveren, det vil sige virksomheden, er ansvarlig for at opretholde databeskyttelse og datasikkerhed, er virksomheden også ansvarlig.

Medarbejderen har intet eksternt ansvar.

Hvordan forbereder jeg mig som arbejdsgiver til databeskyttelse på hjemmekontoret? Hvilke foranstaltninger/forholdsregler skal tages?

GDPR foreskriver, at den ansvarlige person/enhed skal træffe passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at dataene håndteres i overensstemmelse med databeskyttelseskravene.

Denne bestemmelse gælder også, når medarbejderen udfører sit arbejde på hjemmekontoret - mobilt arbejde.

Det er vigtigt, at medarbejderen også er udstyret med en GDPR-kompatibel dokumentmakulator på hjemmekontoret, så databeskyttelsen er sikret.

Hvad skal man være opmærksom på i forbindelse med dokumentødelæggelse/databeskyttelse på hjemmekontoret?

Det må ikke på noget tidspunkt være muligt for uautoriserede tredjeparter at se persondata.

Dette er især vigtigt på hjemmekontoret.

Familiemedlemmer og pårørende anses også for at være uvedkommende.

Især hvis der ikke er et separat og helst aflåseligt kontor i hjemmet, er der en særlig risiko for, at udskrifter indeholdende personoplysninger kan ses af andre, og det vil derfor udgøre et brud på pligten til at beskytte disse dokumenter.

Hvordan skal personoplysninger behandles på hjemmekontoret?

At lade dokumenter blive liggende er ikke det eneste, der strider mod databeskyttelsesreglerne – forkert håndtering af dokumenterne ved at lægge dem i det normale husholdningsaffald åbner et stort hul i databeskyttelsen.

Dokumenterne kan til enhver tid ses og læses af alle og enhver.

At makulere dokumenterne er heller ikke foreneligt med databeskyttelse, da det er en barneleg at rekonstruere det iturevne dokument.

Hvad er definitionen på "tredjepart"?

Når det kommer til databeskyttelse på hjemmekontoret, er det vigtigt at sikre, at uautoriserede tredjeparter ikke til enhver tid kan få adgang til og se følsomme data.

Især på hjemmekontoret øges risikoen for, at tredjeparter kan se følsomme oplysninger.

Definitionen omfatter alle personer, der ikke tilhører virksomheden, eller som ikke må dele følsomme oplysninger, hvilket også henviser til familiemedlemmer og pårørende.

Ved at bruge en dokumentmakulator er det også muligt at forhindre uautoriserede tredjeparter i at få adgang til følsomme data på hjemmekontoret og dermed sikre datasikkerheden.

Ønsker du hjælp til at vælge en makulator til dit hjemmekontor, kan du kontakte os på chat eller i spørgeskemaet her.

Hvordan kan jeg beskytte mine medarbejdere / hvordan kan de beskytte dataene fra tredjeparter?

For at sikre at persondata og dokumenter er beskyttet og beskyttelsesforpligtelsen opretholdes, skal data og dokumenter destrueres i henhold til GDPR.

Til dette formål bør enhver medarbejder, der arbejder med personlige data på et hjemmekontor eller på en mobil arbejdsplads, have en GDPR-kompatibel dokumentmakulator.

Hvilke makuleringsmaskiner passer til hjemmekontoret?

For makuleringsmaskiner, der bruges på hjemmekontoret, er nogle af kravene forståeligt nok anderledes end dem, der bruges på for eksempel et stort åbent kontorlandskab.

Det er frem for alt makuleringsmaskinens størrelseskrav – men støjniveauet spiller også en vigtig rolle på hjemmekontoret.

Maskinen skal være kompakt og kræve så lidt plads som muligt.

En makulator skal også være så støjsvag som muligt på hjemmekontoret.

De vigtigste kriterier, som en makuleringsmaskine til hjemmekontor skal opfylde, er GDPR-overholdelse.

Det er afgørende at sikre databeskyttelse på hjemmekontoret.

HSM har et bredt udvalg af makuleringsmaskiner, der opfylder hjemmekontorets særlige krav perfekt.